1. Por qué existe este documento
Cuando usted se atiende en Zenclinic, nos entrega información sobre su salud. Esa información es suya, no nuestra. Este documento explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y qué puede exigirnos en cualquier momento.
Los datos de salud son datos personales sensibles y la ley les da una protección reforzada. Nos regimos por la Ley N° 19.628, reformada por la Ley N° 21.719 sobre Protección de Datos Personales, y por la Ley N° 20.584, que regula el secreto de la ficha clínica.
2. Quién es responsable de sus datos
Responsable del tratamiento: Servicios Odontológicos Zenclinic SpA.
R.U.T.: 76.311.835-5.
Domicilio: Av. La Dehesa 440, oficina 303, Lo Barnechea, Santiago.
Contacto en materia de datos personales: contacto@zenclinic.cl, con copia a admin@zenclinic.cl.
Teléfono: +56 9 3315 1853.
Toda solicitud, consulta o reclamo relativo a sus datos personales debe dirigirse a contacto@zenclinic.cl, con copia a admin@zenclinic.cl. La copia permite que su mensaje sea visto por más de una persona del equipo y se responda con mayor rapidez.
Su solicitud se entiende igualmente recibida y produce todos sus efectos aunque usted la dirija solo a una de las dos direcciones. El envío de la copia es una facilidad para agilizar la respuesta, no un requisito de validez.
3. Qué datos tratamos
Datos de identificación y contacto. Nombre, RUT, fecha de nacimiento, sexo, domicilio, teléfono, correo electrónico, nacionalidad y, en el caso de menores de edad, los datos de su representante legal.
Datos de salud (sensibles). Antecedentes médicos y odontológicos declarados, alergias, medicamentos en uso, enfermedades sistémicas, embarazo, hábitos relevantes (tabaquismo, bruxismo), diagnósticos, planes de tratamiento, procedimientos realizados, evolución clínica, indicaciones y controles.
Imágenes y registros clínicos. Fotografías intraorales y extraorales, radiografías, escaneos intraorales tridimensionales, modelos digitales y simulaciones de tratamiento.
Datos de previsión y financieros. Isapre o sistema previsional, seguros complementarios, presupuestos, pagos, medios de pago y documentos tributarios. Zenclinic no almacena los números completos de sus tarjetas bancarias: los pagos se procesan directamente en la plataforma de la institución financiera.
Datos de contacto y agenda. Horas agendadas, asistencias e inasistencias, recordatorios enviados y el historial de conversaciones que usted mantenga con nosotros por WhatsApp, teléfono o correo electrónico.
Datos de navegación. Si visita nuestros sitios web, podemos tratar datos técnicos de navegación conforme a la sección 11.
Solo recolectamos los datos necesarios para las finalidades que se indican a continuación. No pedimos información que no necesitemos.
4. Para qué usamos sus datos y con qué fundamento legal
| Finalidad | Fundamento legal |
|---|---|
| Prestar la atención odontológica y de estética facial contratada: diagnosticar, planificar, ejecutar y controlar su tratamiento | Ejecución del contrato de prestación de servicios de salud y necesidad del tratamiento sanitario por profesionales sujetos a secreto profesional |
| Elaborar, mantener y conservar su ficha clínica | Obligación legal (Ley N° 20.584 y normativa sanitaria) |
| Coordinar con laboratorios, con el centro radiológico y con fabricantes de dispositivos las prestaciones que su tratamiento requiere | Ejecución del contrato |
| Agendar horas, enviar recordatorios y comunicarle información sobre su tratamiento y sus controles | Ejecución del contrato |
| Emitir documentos tributarios y gestionar pagos | Obligación legal y ejecución del contrato |
| Entregarle la documentación para su reembolso ante isapre o seguro complementario, cuando usted lo solicita | Su solicitud expresa |
| Atender sus consultas, reclamos y solicitudes | Ejecución del contrato y obligación legal |
| Responder a requerimientos de autoridades sanitarias, judiciales o administrativas | Obligación legal |
| Enviarle recordatorios de sus controles y mantenciones | Ejecución del contrato y cumplimiento de las condiciones de la garantía, que exigen controles periódicos. Puede oponerse en cualquier momento |
| Enviarle información sobre nuevos tratamientos, novedades o beneficios | Su consentimiento expreso, revocable en cualquier momento |
| Usar imágenes clínicas con fines de difusión, docencia o publicidad | Su consentimiento expreso, específico y separado, revocable en cualquier momento |
No usamos sus datos para nada distinto de estas finalidades. No los vendemos, no los cedemos con fines comerciales y no los entregamos a terceros fuera de los casos descritos en la sección 6.
5. De dónde obtenemos sus datos
De usted, directamente: al agendar su hora, al completar la declaración de salud, durante la atención clínica y en sus comunicaciones con nosotros.
De su representante legal, si usted es menor de edad o requiere apoyo para tomar decisiones.
De otros profesionales o instituciones de salud, cuando usted nos deriva o nos autoriza a solicitar sus antecedentes.
6. Con quién compartimos sus datos
Para poder atenderlo, necesitamos compartir parte de su información con terceros. Cada uno de ellos accede solo a los datos estrictamente necesarios, está obligado por contrato a la confidencialidad y a la seguridad de la información, y no puede usar sus datos para fines propios.
Proveedores que actúan por encargo de Zenclinic
- Sistema de ficha clínica y agenda electrónica. Almacena su ficha, su historial y su agenda.
- Laboratorios dentales. Reciben los datos necesarios para fabricar sus coronas, carillas, prótesis, guías quirúrgicas y otros elementos personalizados.
- Plataforma de pagos electrónicos. Procesa los pagos que usted realiza en línea.
- Servicios de correo electrónico y mensajería. Soportan nuestras comunicaciones con usted.
- Proveedores de infraestructura tecnológica y de sitios web.
Terceros que actúan como responsables independientes
- Scanlab, el centro radiológico ubicado en el mismo piso, cuando su especialista le indica un examen imagenológico.
- Fabricantes de dispositivos ortodóncicos, cuando usted realiza un tratamiento con alineadores (ver sección 7).
- Su isapre o su seguro complementario, cuando usted nos solicita la documentación para su reembolso.
- Autoridades sanitarias, judiciales o administrativas, cuando la ley nos obliga a entregar información.
Si Zenclinic cambia de titular. En caso de venta, fusión, reorganización o cierre de la clínica, sus datos y su ficha clínica solo podrán transferirse a otro prestador de salud que asuma las mismas obligaciones de confidencialidad, seguridad y conservación que establece esta política. Se lo informaremos con anticipación y usted podrá oponerse o solicitar la portabilidad de su ficha al prestador que elija. La ficha clínica no se transfiere jamás a terceros que no sean prestadores de salud.
7. Transferencia de sus datos fuera de Chile
Los tratamientos de ortodoncia con alineadores requieren enviar su escaneo intraoral tridimensional y los antecedentes clínicos necesarios al fabricante del dispositivo, que se encuentra fuera de Chile.
Esta transferencia es indispensable para fabricar sus alineadores: sin ella, el tratamiento no puede realizarse. Se efectúa bajo garantías contractuales de protección equivalentes a las que exige la ley chilena.
Antes de iniciar un tratamiento con alineadores, se le informará de esta transferencia y se le solicitará su autorización expresa. Si usted no la autoriza, no podremos realizar el tratamiento con alineadores, pero ello no afecta en nada su acceso a las demás prestaciones de Zenclinic.
Algunos de nuestros proveedores tecnológicos también pueden almacenar información en servidores ubicados fuera de Chile. En todos los casos exigimos garantías contractuales de protección.
8. Cuánto tiempo conservamos sus datos
Ficha clínica e imágenes clínicas: al menos 15 años desde la última atención, conforme a la normativa sanitaria que nos obliga a conservarla. Este plazo no admite excepción ni siquiera a solicitud del paciente.
Documentos tributarios y contables: por los plazos que exige la legislación tributaria.
Comunicaciones administrativas y de agenda: mientras dure la relación con el paciente y por el tiempo necesario para atender eventuales reclamos.
Datos tratados con su consentimiento (comunicaciones informativas, uso de imágenes con fines de difusión): hasta que usted revoque su consentimiento.
Cumplidos los plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma segura.
9. Sus derechos
La ley le reconoce los siguientes derechos sobre sus datos personales, sin costo alguno:
- Acceso. Saber si tratamos sus datos, cuáles son, con qué finalidad, a quién se los comunicamos y por cuánto tiempo los conservamos, y obtener una copia.
- Rectificación. Corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Supresión. Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no exista fundamento para conservarlos.
- Oposición. Oponerse a un tratamiento determinado, incluidas las comunicaciones de recordatorio y las comunicaciones informativas.
- Portabilidad. Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común, o solicitar que los transmitamos directamente a otro prestador.
- Bloqueo. Solicitar la suspensión temporal del tratamiento de sus datos mientras se resuelve una solicitud de rectificación, supresión u oposición.
- Revocar su consentimiento en cualquier momento, respecto de los tratamientos que se fundan en él. La revocación no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de ella.
Cómo ejercerlos
Escriba a contacto@zenclinic.cl, con copia a admin@zenclinic.cl, indicando su nombre completo, su RUT, el derecho que desea ejercer y, si corresponde, los antecedentes que respalden su solicitud. Verificaremos su identidad antes de procesarla, para proteger su información.
Plazos. Acusaremos recibo de inmediato y responderemos dentro de un máximo de 15 días hábiles. Si la solicitud es compleja y necesitamos más tiempo, se lo comunicaremos antes de que venza ese plazo. Las solicitudes de bloqueo se resuelven dentro de 2 días hábiles.
Un límite importante
El derecho de supresión no se extiende a su ficha clínica mientras esté vigente el plazo legal de conservación. La ley nos obliga a mantenerla, y esa obligación existe también para protegerlo a usted: la ficha es la prueba de qué se le hizo, cuándo y por quién.
Si no queda conforme
Si rechazamos su solicitud, la respondemos parcialmente o no respondemos dentro de plazo, usted puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
10. Uso de imágenes clínicas
Sus fotografías, radiografías y escaneos forman parte de su ficha clínica y se usan para diagnosticarlo y tratarlo. Ese uso es parte de su atención.
Publicarlas es algo distinto y requiere su permiso explícito. Usar sus imágenes en redes sociales, en nuestra web, en publicidad o con fines docentes exige una autorización específica, separada y por escrito, que:
- Es voluntaria. Negarla no afecta su atención, su tratamiento ni su precio.
- Detalla en qué canales se publicará la imagen, por cuánto tiempo, y si aparecerá de forma identificable o no.
- Es revocable en cualquier momento, sin explicar por qué, escribiendo a contacto@zenclinic.cl, con copia a admin@zenclinic.cl. Retiraremos la imagen de los canales que controlamos directamente. Las copias que terceros hayan descargado o replicado escapan a nuestro control, y así se lo advertimos con honestidad.
Zenclinic nunca confirma públicamente que una persona es su paciente ni revela tratamientos que el propio paciente no haya hecho públicos.
11. Sitios web y cookies
Nuestros sitios web (zenclinic.cl e invisalignchile.cl) utilizan cookies y tecnologías similares. Las agrupamos en tres categorías:
Estrictamente necesarias. Permiten que el sitio funcione: seguridad, estabilidad y memoria de sus propias preferencias de consentimiento. No requieren su autorización, porque sin ellas el sitio no opera.
De análisis. Nos ayudan a entender, de forma agregada y sin identificarlo, cómo se navegan nuestras páginas, para mejorarlas.
De marketing. Permiten medir el rendimiento de nuestras campañas y mostrarle contenido más pertinente.
Su consentimiento. Al entrar por primera vez verá un panel de configuración de cookies. Las cookies de análisis y de marketing no se activan hasta que usted las acepta: hasta ese momento, los scripts correspondientes permanecen bloqueados y no recogen ningún dato suyo. Puede aceptarlas todas, rechazarlas todas o elegir por categoría. Rechazar es tan simple como aceptar.
Puede cambiar de opinión cuando quiera. El panel de configuración queda accesible de forma permanente desde el pie de página del sitio. Desde ahí puede revocar su consentimiento en cualquier momento, con el mismo esfuerzo con que lo otorgó. También puede eliminar las cookies ya instaladas desde la configuración de su navegador.
El detalle de cada cookie. El listado completo y actualizado de las cookies que utilizamos, con su nombre, su proveedor, su finalidad y su duración, está disponible en el panel de configuración de cookies de cada sitio. Lo mantenemos ahí, y no en este documento, para que refleje siempre el estado real del sitio y no una foto desactualizada.
12. Menores de edad
Tratamos datos de menores de edad únicamente en el contexto de su atención odontológica y con la autorización de su padre, madre o representante legal, quien firma la declaración de salud y el consentimiento informado.
Nunca publicamos imágenes de menores sin la autorización escrita, específica y separada de su representante legal.
13. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger su información: control de acceso por perfiles (cada miembro del equipo accede solo a lo que necesita para su función), cifrado en el almacenamiento y en las comunicaciones, respaldos periódicos, registros de acceso, y compromisos de confidencialidad firmados por todo nuestro personal y por nuestros proveedores.
Todo profesional de Zenclinic está además sujeto al secreto profesional, que es una obligación legal y ética independiente de esta política.
Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte sus datos personales, notificaremos a la Agencia de Protección de Datos Personales dentro de las 72 horas siguientes a que tomemos conocimiento del incidente. Si la vulneración implica un riesgo alto para sus derechos, se lo comunicaremos también a usted, sin demora, explicándole qué ocurrió y qué puede hacer.
14. Decisiones automatizadas
Zenclinic no toma decisiones sobre su tratamiento basándose únicamente en sistemas automatizados. Las herramientas digitales que utilizamos (escáner intraoral, simulaciones, planificación digital) son apoyos al diagnóstico. La decisión clínica siempre la toma un profesional, y usted siempre puede pedir que se le explique.
15. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros procesos, nuestros proveedores o la legislación aplicable. La versión vigente estará siempre publicada, con su fecha, en zenclinic.cl y en invisalignchile.cl. Si el cambio es sustancial, se lo comunicaremos directamente.
16. Contacto
contacto@zenclinic.cl, con copia a admin@zenclinic.cl.
Teléfono: +56 9 3315 1853.
Av. La Dehesa 440, oficina 303, Lo Barnechea, Santiago.